Planowanie wydarzeń może być tak przytłaczające, że łatwo przeoczyć niektóre z najczęstszych przedmiotów, które nie mieszczą się w zakresie twojego podstawowego wydarzenia. Na przykład planiści wydarzeń powinni rozważyć przeznaczenie budżetu na artykuły promocyjne, takie jak koszty drukowania materiałów informacyjnych, oznakowania i banerów oraz innych materiałów promocyjnych związanych z wydarzeniami. Podobnie, pracując nad budżetem na wydarzenie, być może będziesz musiał przeznaczyć trochę pieniędzy na usługi rejestracji na miejscu.
Znalezienie odpowiedniego miejsca na wydarzenie firmowe jest jednym z najbardziej stresujących zadań związanych z planowaniem wydarzeń. Chcesz znaleźć miejsce, które jest wystarczająco duże, aby pomieścić gości i wystarczająco niedrogie, aby pasowało do Twojego budżetu. Istnieje kilka najlepszych praktyk, które mogą pomóc Ci zarezerwować najlepsze miejsce zgodnie z Twoim budżetem.
Na początek rozważ kilka ważnych rzeczy, takich jak budżet, liczba gości, data wydarzenia i funkcje, których potrzebujesz w miejscu. Czasami przeszacowanie może prowadzić do nieprawidłowych cen i możesz odrzucić opcje miejsc, które są rzeczywiście odpowiednie dla Twojego wydarzenia. Po drugie, poszukaj wielu opcji miejsc w Twojej okolicy, w tym miejsc innych niż hotelowe, ponieważ zwykle kosztują mniej w porównaniu do hoteli, które zwykle kosztują więcej pod względem żywności, napojów i pokoi. Rozpocznij polowanie na miejsce z dużym wyprzedzeniem, aby uzyskać najlepsze dostępne miejsce na imprezę firmową. Pozwala to również na rozważenie opcji i ocenę kilku propozycji przed wybraniem odpowiedniej dla danego wydarzenia.
Co więcej, jeśli dotrzymasz elastycznych terminów wydarzenia, bardziej prawdopodobne jest znalezienie miejsca, które odpowiada Twoim potrzebom i pasuje do Twojego budżetu. Planujesz obniżyć wydatki na jedzenie na imprezę firmową? Gdy organizujesz wydarzenie z budżetowym budżetem, możesz zachować stosunkowo mały budżet na jedzenie, nie sprawiając, że będzie on zbyt oczywisty dla gości.
Na przykład możesz zdecydować się na przyjęcie w formie bufetu zamiast posiłku. Bufet jest tańszy na wiele sposobów. Eliminuje to koszty kelnerów i obsługi stolików oraz pozwala gościom na wzajemne kontakty. Podobnie, zamiast pełnego otwartego baru, rozważ ograniczenie opcji do soku, sody, piwa i wina. Imprezy firmowe powinny być estetyczne i przygotowane w profesjonalny sposób.
Żadne wydarzenie firmowe nie jest kompletne bez motywujących mówców. Jednak jeśli pracujesz z małym budżetem, zarezerwowanie prelegentów na swoje wydarzenie wymaga przede wszystkim planowania. Rezerwacja mówców jest podobna do rezerwacji lotów i hoteli – im bliżej planowanej daty, tym wyższe opłaty. Dlatego powinieneś zacząć szukać potencjalnych mówców z wyprzedzeniem, a co ważniejsze, spróbuj sprawdzić, czy w pobliżu miejsca wydarzenia są dostępne mówcy. Pomoże to zaoszczędzić pieniądze na kosztach transportu i zakwaterowania głośników gości. Chociaż organizowanie imprezy firmowej może być kosztowne, pozwala częściowo zrekompensować wydatki za pomocą sponsorów. Jednak znalezienie i wybór odpowiednich sponsorów dla wydarzenia ma kluczowe znaczenie dla Twojej firmy. Organizacja imprez nie jest tak trudna, jak się wydaje.